Ngành Văn Thư Lưu Trữ Làm Gì?

Văn thư lưu trữ là 1 bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan, tổ chức nhà nước. Bởi công tác văn thư nếu thực hiện tốt sẽ giúp lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp ra quyết định chính xác, kịp thời và hiệu quả. Hơn nữa các văn bản tài liệu về chủ trương, kế hoạch quan trọng sẽ luôn cần có người chịu trách nhiệm lưu lại và bảo quản cẩn thận. Do vậy, cơ hội việc làm của ngành này vẫn luôn rất lớn trong nhiều năm gần đây. Bài viết dưới đây sẽ đi vào làm rõ ngành văn thư lưu trữ làm gì và có cơ hội việc làm ra sao.

Học văn thư lưu trữ
Nội dung học văn thư lưu trữ

I. Học Ngành Văn Thư Lưu Trữ làm Cán Bộ/ Nhân Viên Văn Thư – Lưu Trữ

Công việc của bộ phận Văn thư Lưu trữ cần bao quát hết mọi hoạt động của doanh nghiệp, có sự ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

a) Nhiệm Vụ Chính:

  • Quản lí văn bản đi – đến; Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
  • Trực tiếp quản lí và sử dụng con dấu.
  • Tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
  • Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.
  • Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.
  • Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp và một số công việc khác trong văn phòng.Các yêu cầu về năng lực, tính cách, kĩ năng mềm.

b) Yêu Cầu Về Năng Lực Và Tính Cách:

Về năng lực, cán bộ Văn thư Lưu trữ cần:

  • Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp
  • Hiểu biết các quy định của nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ
  • Hiểu biết về hệ thống văn bản quản lí của cơ quan/ tổ chức
  • Thực hiện thành thạo các quy trình, phương pháp quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, quản lí hồ sơ theo quy định
  • Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng.
  • Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.

Về tính cách, người làm công tác cần cách cẩn thận, tỉ mỉ. Bảo mật và giao tiếp tốt. Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. Biết quản lý, sắp xếp, phân bổ công việc và thời gian hợp lý.

c) Các Đơn Vị Tuyển Dụng:

  • Văn phòng hoặc Phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
  • Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia; lưu trữ của ngành và cơ quan lưu trữ các địa phương.

d) Triển Vọng Phát Triển Nghề Nghiệp Và Các Cơ Hội Việc Làm Khác:

  • Cán bộ Văn thư Lưu trữ có triển vọng nghề nghiệp tốt. Họ có cơ hội học lên ở các bậc cao hơn (thạc sĩ, tiến sĩ) và trở thành các nhà khoa học, làm việc tại các trung tâm/ viện/ cơ sở nghiên cứu về hành chính, văn phòng.
  • Cán bộ/ nhân viên văn thư – lưu trữ có thể phát triển về ngạch công chức như: chuyên viên lên chuyên viên chính văn thư, lưu trữ viên lên lưu trữ viên chính; Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách văn phòng/ phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
  • Có thể được tuyển dụng vào làm việc ở các bộ phận khác trong khu vực văn phòng của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp như: Tổ chức – Cán bộ; Tham mưu – Tổng hợp; Quản trị công sở; Quan hệ quốc tế; Lễ tân…;
  • Có cơ hội làm việc tại khu vực/ bộ phận văn phòng của các doanh nghiệp nước ngoài, các văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài đặt tại Việt Nam.
  • Có cơ hội trở thành giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học có đào tạo về ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng hoặc ngành lịch sử, văn hoá, thông tin…

II. Học Ngành Văn Thư Lưu Trữ Làm Lãnh Đạo Bộ Phận Văn Phòng

Lãnh đạo bộ phận văn phòng là công việc yêu cầu nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, gồm có các chức danh như: Chánh, Phó Chánh Văn phòng/ Trưởng, Phó trưởng Phòng Hành chính.

Học văn thư lưu trữ
Học văn thư lưu trữ online từ xa chỉ thứ 7, chủ nhật

a) Nhiệm Vụ Chính:

  • Đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của khắp các phòng ban.
  • Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp về các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan và khu vực/ bộ phận văn phòng.
  • Trực tiếp phụ trách các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp.

b) Yêu Cầu Về Năng Lực Và Tính Cách:

Về năng lực, người đảm nhận vị trí lãnh đạo bộ phận văn phòng cần:

  • Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan, và văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
  • Có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.
  • Có khả năng tổ chức quản lí công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan/ tổ chức và doanh nghiệp.
  • Biết cách tổ chức, hướng dẫn và truyền đạt tri thức/ kinh nghiệm cho cấp dưới.

Về tính cách, lãnh đạo bộ phận văn phòng phải là người có trách nhiệm và có tính quyết đoán. Bên cạnh đó, họ cũng cần sự nhạy bén, linh hoạt, năng động và tính cách quảng giao.

c) Các đơn vị tuyển dụng:

Các cơ quan nhà nước; các doanh nghiệp tư nhân và các tổ chức khác

III. Học Văn Thư Lưu Trữ Làm Thư Kí Văn Phòng/ Trợ Lí Hành Chính

Các vị trí thư kí văn phòng hay trợ lý hành chính cũng yêu cầu những kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng của ngành Văn thư Lưu trữ trong quá trình làm việc. Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng.

a) Nhiệm Vụ Chính:

  • Quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp, tổ chức
  • Sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
  • Thu thập, xử lí thông tin và soạn thảo và quản lí các văn bản, hồ sơ.
  • Tổ chức, sắp xếp các hoạt động cho cơ quan và lãnh đạo.
  • Đối ngoại, liên lạc và giao dịch với các đối tác.
  • Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.

b) Yêu Cầu Về Năng Lực Và Tính Cách

Về năng lực, người đảm nhận vị trí thư ký văn phòng cần:

  • Nắm rõ về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của cơ quan và của từng cấp lãnh đạo cụ thể.
  • Thành thạo các kĩ năng, nghiệp vụ hành chính – văn phòng.
  • Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng.

Về tính cách, là một thư kí văn phòng, cá nhân đó cần có sự cẩn thận và chu đáo; có trách nhiệm và nhiệt tình với công việc. Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, ý thức kỉ luật là điều không thể thiếu được với một người thư kí.

c) Các Đơn Vị Tuyển Dụng:

Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức; Lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp (tuyển thư kí riêng); Các chương trình, dự án.

XEM THÊM BÀI VIẾT:
>> Đào Tạo Và Cấp Chứng Chỉ Văn Thư Lưu Trữ
 >> Học Chứng Chỉ Văn Thư Lưu Trữ Tại TPHCM
>> Học Chứng Chỉ Văn Thư Lưu Trữ Bao Lâu?
>> Học Chứng Chỉ Văn Thư Lưu Trữ Bao Nhiêu Tiền?

IV. Học Ngành Văn Thư Lưu Trữ Ở Đâu?

Hiện nay có rất nhiều đơn vị đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ cho nhiều người theo học. Trong số đó, Trường Trung Cấp Quốc Tế Sài Gòn là một đơn vị nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo và cấp chứng chỉ văn thư lưu trữ trên toàn quốc. Chương trình học của QTSG có khóa học trực tiếp và học online từ xa. Phù hợp với những người đã đi làm, không có thời gian tham gia lớp học trực tiếp tại trường. Hoàn thành xong khóa học, học viên sẽ được cấp chứng chỉ văn thư có giá trị sử dụng trên toàn quốc với thời hạn vĩnh viễn.

Xem thêm thông tin chi tiết tại: http://qtsg.edu.vn/chung-chi-van-thu-luu-tru/

Hoặc liên hệ tại:

Trường Trung Cấp Quốc Tế Sài Gòn

Địa Chỉ Trường Trung Cấp Quốc Tế Sài Gòn

Trụ sở chính:

Số 41 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh

Phân hiệu An Giang:

Số 285 Hàm Nghi, Phường Bình Khánh, Tp. Long Xuyên, Tỉnh An Giang

Trân Trọng,

Rate this post